Xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9 của Bộ Tài chính
Bạn sẽ xử lý như thế nào trước các trường hợp xuất, viết hóa đơn điện tử có sai sót tại Nghị Định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC?
Khi nào thì doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân thực hiện điều chỉnh, hủy và lập thay thế các hóa đơn có sai sót?
Thủ tục điều chỉnh, xử lý ra sao?
Trong bài viết hôm nay, cùng Tấn Ngọc tìm hiểu chi tiết về xử lý hóa đơn có sai sót theo quy định tại Nghị định số 123 và Thông tư số 78 nhé!
Một số hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn có sai sót được quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ và Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính như sau:
Trường hợp 1: Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót:
– Với trường hợp này thì:
+ Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót.
+ Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
+ Người nộp thuế lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua.
– Và trường hợp này, do chưa gửi hóa đơn cho khách hàng nên khi hủy hóa đơn không cần thông báo cho khách hàng.
*Lưu ý:
– Có thể lập Mẫu 04/SS với từng hóa đơn sai sót hoặc danh sách nhiều hóa đơn sai sót.
– Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT chậm nhất được tính là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh.
Trường hợp 2: Trường hợp hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán phát hiện hóa đơn có sai sót:
2.1 Trường hợp hóa đơn có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai sót:
Bước 1: Người bán gửi thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn.
Bước 2: Người bán tiến hành thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế.
2.2 Trường hợp có sai: mã số thuế; sai sót về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì:
Phương án 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
– Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót. Trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập có sai sót.
– Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Nội dung cần ghi trên hóa đơn điều chỉnh: Với điều chỉnh tăng thì ghi dấu dương, với điều chỉnh giảm thì ghi dấu âm đúng với thực tế điều chỉnh.
*Lưu ý: Đối với trường hợp này thì không cần nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT cho Cơ quan Thuế
Công văn 40217/CTHN-TTHT ban hành ngày 16/8/2022 Cục thuế Hà Nội
Phương án 2: Lập hóa đơn thay thế
– Người bán lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót trừ trường hợp người bán và người mua có thỏa thuận về việc lập văn bản thỏa thuận trước khi lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót thì người bán và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó người bán lập hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn đã lập có sai sót.
– Hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”.
– Người bán ký số trên hóa đơn điện tử mới điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót sau đó gửi cơ quan thuế để cơ quan thuế cấp mã cho hóa đơn điện tử mới để gửi cho người mua (với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế).
Trường hợp 3: Cơ quan thuế phát hiện sai sót và thông báo đến người bán
– Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã lập có sai sót thì cơ quan thuế thông báo cho người bán theo Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP qua email để người bán kiểm tra sai sót.
Lưu ý: thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT, bạn phải thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA về việc kiểm tra hóa đơn điện tử đã lập có sai sót. Trong đó ghi rõ căn cứ kiểm tra là thông báo Mẫu số 01/TB-RSĐT của cơ quan thuế (bao gồm thông tin số và ngày thông báo).
– Hết thời hạn thông báo ghi trên Mẫu số 01/TB-RSĐT Phụ lục IB mà người bán không thông báo với cơ quan thuế thì cơ quan thuế tiếp tục thông báo lần 2.
– Trường hợp quá thời hạn thông báo lần 2 mà người bán không có thông báo thì cơ quan thuế xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.
– Trong thời hạn 01 ngày làm việc, cơ quan thuế thông báo về việc tiếp nhận và kết quả xử lý theo Mẫu số 01/TB-HĐSS Phụ lục IB ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử đã hủy không có giá trị sử dụng nhưng vẫn được lưu trữ để phục vụ tra cứu.
Trường hợp 4: Một số trường hợp cần chú ý khác
– Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì người bán được lựa chọn sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP để thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn có sai sót hoặc thông báo việc điều chỉnh cho nhiều hóa đơn điện tử có sai sót và gửi thông báo theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế bất cứ thời gian nào nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế giá trị gia tăng phát sinh hóa đơn điện tử điều chỉnh
– Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định tại Khoản 2 Điều 9 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT tại Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
– Trường hợp theo quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót thì người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
– Riêng đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn có sai sót thì: điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Trên đây là một số hướng dẫn về việc xử lý hóa đơn có sai sót để người nộp thuế biết và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật về hóa đơn.
Nếu có thắc mắc vui lòng liên hệ Hotline: 0798 786 786 để được hỗ trợ tốt nhất nhé!
>>Xem thêm: Lưu ý khi sử dụng hóa đơn điện tử
