I. Những hồ sơ cần chuẩn bị, lưu ý khi thanh tra kiểm tra thuế
Hoạt động thanh tra, kiểm tra thuế là hoạt động thường niên, đây là sự giám sát của cơ quan thuế đối với hoạt động, giao dịch phát sinh nghĩa vụ thuế. Kiểm tra tình hình thực hiện thủ tục hành chính thuế, chấp hành nghĩa vụ nộp thuế nhằm đảm bảo pháp luật thuế được thực hiện nghiêm chỉnh trong đời sống kinh tế, tránh thất thoát ngân sách nhà nước.
Để nắm được quyền và nghĩa vụ của các bên trong quá trình thanh, kiểm tra kế toán nên đọc pháp luật về quản lý thuế hiện hành. Từ đó có thể chủ động được trong quá cơ quan thuế thanh, kiểm tra tại trụ sở doanh nghiệp. Do vậy, doanh nghiệp cần phải lưu ý những điểm sau để chuẩn bị tốt hơn khi bị cơ quan thuế ghé thăm
1. Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp:
Để việc kiểm tra quyết toán thuế được suôn sẻ, bạn cần chuẩn bị một bộ hồ sơ pháp lý doanh nghiệp đúng quy định pháp luật. Một bộ hồ sơ pháp lý chuẩn là bước đầu cần lưu ý khi thanh kiểm tra thuế, bộ hồ sơ đó phải gồm các giấy tờ là bản gốc hoặc photo công chứng, bao gồm:
– Giấy phép đăng ký kinh doanh.
– Các văn bản miễn thuế, giảm thuế (nếu có).
– Các công văn khác liên quan đến hoạt động thuế của doanh nghiệp
2. Chuẩn bị và sắp xếp hồ sơ kế toán:
– Chúng ta cần sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng
– Bắt đầu tư tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính, các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng đã nộp cho cơ quan thế.
– Chứng từ của năm nào sẽ đi kèm báo cáo của năm đó. Các báo cáo thường kỳ cần có đó là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, bảng báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của doanh nghiệp.
– Kèm theo là chứng từ xuất Nhập Khẩu, thuế môn Bài, thuế tiêu thụ đặc biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý.
– Bên cạnh đó là báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế cũng phải sắp xếp theo từng năm kèm giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.
Đây là căn cứ để doanh nghiệp và cơ quan thuế đối chiếu công nợ.
– Sổ sách đã in hằng năm:
+ Sổ nhật ký chung
+ Sổ nhật ký bán hàng
+ Sổ nhật ký mua hàng
+ Sổ nhật ký chi tiền
+ Số nhật ký thu tiền
+ Sổ chi tiết công nợ phải thu, phải trả, biên bản xác nhận công nợ
+ Sổ quỹ tiền mặt và ngân hàng
+ Sổ cái các tài khoản
+ Sổ tổng hợp về tình hình tài sản cố định, công cụ dụng cụ
+ Sổ khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ
+ Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
+ Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
=> Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
3. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra theo thứ tự các loại thuế sau:
a/ Thuế giá trị gia tăng:
– Cơ quan thuế thường sẽ kiểm tra hóa đơn theo báo cáo thuế. Hãy sắp xếp hóa đơn GTGT theo thứ tự đầu ra, đầu vào bản gốc đính kèm tờ khai.
– Hãy kiểm tra lại hóa đơn trước khi đưa cơ quan thuế kiểm tra về chữ ký, con dấu…các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
– Nếu hóa đơn bị mất bản gốc chỉ còn bản photo bạn cần chuẩn bị thêm công văn báo mất đã gửi tới cơ quan thuế quản lý. Hóa đơn nào hủy cần phải có biên bản hủy.
– Với những hóa đơn mua hàng từ 20 triệu trở lên cần phải có kèm theo bản sao chứng từ thanh toán. Hoặc dùng bảng kê thanh toán qua ngân hàng để giải trình.
– Hãy lập 1 file excel tổng hợp các báo cáo thuế trên phần mềm kế toán vì thanh tra thuế rất hay yêu cầu vấn đề này.
b/ Thuế Thu nhập cá nhân
Đối với thuế thu nhập cá nhân cần chuẩn bị hồ sơ sau:
– Hợp đồng lao động
– Bảng chấm công, các quyết định liên quan đến lương.
– Bảng lương của doanh nghiệp kèm theo chứng từ thanh toán lương. Đồng thời là file excel tổng hợp thuế TNCN, bảo hiểm.
– Biên lai khấu trừ thuế đối với lao động không có hợp đồng.
– Chứng từ về giảm trừ gia cảnh, người phụ thuộc không có thu nhập, bản sao giấy khai sinh…
– Với cá nhân là người nước ngoài cần có bản công chứng hộ chiếu, visa, ủy quyền quyết toán thuế.
– Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp.
– Các giấy tờ khác liên quan.
Lưu ý: Các khoản thu nhập được thể hiện trong bảng lương cũng phải có trong hợp đồng lao động.
c/ Các thuế khác (thuế xuất, nhập khẩu, thuế TTĐB)
– Những loại thuế xuất khẩu, nhập khẩu liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh. Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
+ Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt
+ Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu
+ Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu.
+ Chứng từ nộp thuế
+ Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng
+ Các tài liệu khác có liên quan.
– Thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB) thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
+ Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế
+ Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
+ Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
+ Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan
d/ Thuế Thu nhập Doanh nghiệp
– Thuế TNDN là loại thuế liên quan đến hệ thống tài chính kế toán của doanh nghiệp. Vì vậy bộ hồ sơ của loại thuế này là toàn bộ tài liệu, sổ sách kế toán của doanh nghiệp. Bạn nên sắp xếp theo thứ tự các năm với đầy đủ chữ ký, con dấu như sau:
– Sổ sách kế toán gồm sổ tổng hợp, sổ chi tiết. Hãy đóng sổ thành từng cuốn theo từng năm.
– Chứng từ photo kèm theo phiếu chi, phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu kế toán.
– Hợp đồng kinh tế: Hãy phân loại theo hợp đồng đầu ra, đầu ra; hồ sơ về hàng nhập khẩu, xuất khẩu nên để riêng.
– Hồ sơ vay vốn ngân hàng.
– Hồ sơ tài sản cố định, khấu hao tài sản, bảng đăng ký trích khấu hao, bảng tính khấu hao.
– Bảng tính giá thành dịch vụ, hàng hóa gia công sản xuất, chi phí phân bổ, biên bản kiểm kho, kiểm kê quỹ, nghiệm thu khối lượng công việc hoàn thành…
– Bảng đối chiếu công nợ, giấy tờ xác nhận số dư ngân hàng, các quyết định xử lý công nợ, công văn đòi nợ.
II. Check list công việc cần xem lại:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Trên đây là một số công việc chính cẩn chuẩn bị, tùy thuộc tình hình thực tế mỗi doanh nghiệp có thế phải chuẩn bị các công việc khác nhau.
Qua bài viết trên, mong là các bạn có thể tham khảo và có những lưu ý quan trọng khi doanh nghiệp bạn thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở. Chúc bạn thành công!!
