1. Về việc đăng ký sử dụng, đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng
– NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, nếu thay đổi ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT. Nếu muốn bổ sung thêm loại hóa đơn sử dụng theo quy định tại khoản 5, điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP thì NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT ban hành kèm theo Phụ lục IA tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (gọi tắt là Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT) với cơ quan thuế. Trong đó, NNT chọn đúng và đầy đủ các thông tin NNT đã đăng ký trước đây và bổ sung các thông tin mới trên Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
– NNT được sử dụng HĐĐT của nhiều đơn vị tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT cung cấp. Trường hợp NNT đã đăng ký sử dụng HĐĐT và đã được cơ quan thuế có thông báo chấp nhận, sau đó NNT thay đổi hoặc đăng ký thêm tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì không phải thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT (Lưu ý: Nếu có thay đổi chữ ký số do thay đổi tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT thì NNT phải đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế).
– Trường hợp thông tin địa chỉ thư điện tử (mail) trên tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn không đúng nên không nhận được Thông báo tiếp nhận và Thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng (tài khoản và mật khẩu đều đã chuyển về mail sai), NNT thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký sử dụng HĐĐT theo mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT để đăng ký thay đổi thông tin địa chỉ mail đúng.
– Trường hợp NNT là đơn vị phụ thuộc không đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp thì đơn vị phụ thuộc không đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng mà sử dụng hóa đơn của trụ sở chính.
Lưu ý:
Nếu đơn vị phụ thuộc trực tiếp bán hàng, theo dõi hạch toán đầy đủ thuế GTGT đầu ra, đầu vào và đăng ký kê khai thuế, nộp thuế GTGT cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp đơn vị phụ thuộc thì đơn vị phụ thuộc đăng ký sử dụng hóa HĐĐT riêng.
2. Về việc lập HĐĐT theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC
Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hoá dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hoá) và phải ghi đầy đủ nội dung trên hóa đơn theo quy định, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế.
– Theo Quyết định số 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế ban hành quy định về thành phần chứa dữ liệu HĐĐT và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế:
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KCT” áp dụng đối với trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Theo đó các phần mềm lập HĐĐT có thiết kế phần thuế suất giá trị KCT – NNT sẽ lựa chọn mục “KCT” tại Phần thuế suất thuế GTGT khi bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT. Ngoài ra tại phần tiền thuế thì NNT không nhập dữ liệu vào mục này.
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không phải kê khai, nộp thuế GTGT thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KKKNT”.
+ Trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ áp dụng mức thuế suất 8% hoặc thuế nhà thầu thì khi lập hóa đơn, NNT chọn giá trị: “KHAC:AB.CD%” .
+ Trường hợp người mua không có mã số thuế (MST) hoặc có MST nhưng không theo pháp luật quản lý thuế Việt Nam thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.
– Trường hợp người bán đã lập các hóa đơn từ số thứ tự 1 đến số 3, đã gửi cơ quan thuế để được cấp mã. Khi nhận kết quả các hóa đơn số 1 và 3 được cấp mã, hóa đơn số 2 không được cấp mã do sai định dạng dữ liệu thì người bán lập hóa đơn mới gửi cơ quan thuế để cấp mã thay cho hóa đơn (số thứ tự 2) có lỗi chưa được cấp mã. Hóa đơn mới trường hợp này không phải là hóa đơn thay thế nên không cần ghi dòng chữ “hóa đơn này thay thế cho hóa đơn….”.
– Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, người bán đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng, nhưng sau đó người mua phát hiện hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá thì:
+ Trường hợp Người mua là cơ sở kinh doanh có sử dụng hóa đơn, thì khi trả lại hàng hóa người mua lập hóa đơn giao cho người bán. Trên hóa đơn ghi số lượng hàng hóa trả lại, tiền thuế, thuế suất trả lại và thuế GTGT. Căn cứ hóa đơn trả lại hàng hóa, người mua và người bán thực hiện kê khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra, đầu vào.
+ Trường hợp người mua không phải là cơ sở kinh doanh, người bán hủy hóa đơn điện tử đã lập, người bán thông báo với cơ quan thuế việc hủy HĐĐT đã lập và thực hiện khai điều chỉnh giảm doanh thu thuế GTGT đầu ra tại thời điểm nhận lại hàng hóa.
– Trường hợp xuất khẩu hàng hóa thì khi xuất hàng hóa để vận chuyển đến cửa khẩu hay đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cơ sở kinh doanh sử dụng Phiếu xuất kho kiểm vận chuyển nội bộ theo quy định làm chứng từ lưu thông hàng hóa trên thị trường. Sau khi làm xong thủ tục cho hàng hóa xuất khẩu, cơ sở lập lập hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử cho hàng hóa xuất khẩu.
– Trường hợp cơ sở kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại theo quy định của pháp luật thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn. Việc xác định giá tính thuế giá trị gia tăng (thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng) trong trường hợp áp dụng chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thực hiện theo quy định của pháp luật thuế giá trị gia tăng.
Trường hợp người bán lập riêng 01 (một) HĐĐT đối với khoản chiết khấu thương mại vào cuối mỗi kỳ bán hàng thì về nguyên tắc không ghi số âm đối với giá trị chiết khấu thương mại nêu trên. Trường hợp HĐĐT của lần mua cuối cùng chưa giảm khoản chiết khấu thương mại của hàng hóa đã bán thì doanh nghiệp lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần chiết khấu thương mại (ghi dấu âm).
Xem thêm: Xử lý hóa đơn sai xót
